Chiamate commerciali: l'importanza del timing

Nell’era della lead generation e delle vendite, soprattutto ai contatti arrivati da attività digital, il tempismo è tutto. Puoi avere il miglior prodotto sul mercato, commerciali altamente qualificati e campagne marketing perfettamente ottimizzate, ma se chiami un lead troppo tardi, rischi di perdere l’occasione. Perché? Perché i lead si raffreddano, perdono interesse o semplicemente vengono intercettati da un concorrente più veloce di te. In questo post esploriamo quanto è importante il tempismo nelle chiamate commerciali, quando chiamare per massimizzare le possibilità di conversione e come strumenti di Marketing e Sales Automation (HubSpot ad esempio) possono aiutarti a ottimizzare la programmazione delle chiamate grazie all’automazione appunto e al monitoraggio dei comportamenti degli utenti.

Tempistiche chiamate commerciali: perché i primi 5 minuti fanno la differenza

Diversi studi nel campo del sales marketing hanno dimostrato che contattare un lead entro 5 minuti dalla sua richiesta di preventivo/appuntamento/consulenza aumenta notevolmente le possibilità di ottenere una risposta positiva. Un report di Harvard Business Review ha rilevato che le aziende che rispondono entro 5 minuti hanno una probabilità 100 volte superiore di entrare in contatto con il lead rispetto a quelle che rispondono dopo 30 minuti. 

Perché è così cruciale intervenire subito?

1. Il lead è ancora "caldo": quando un utente compila un form, scarica un contenuto o richiede informazioni, è in un momento di alto interesse. Contattarlo subito significa intercettare questa motivazione nel momento in cui è più forte.
2. Eviti il rischio che si dimentichi di te: il tempo è un nemico. Più aspetti, più il lead si distrae o viene coinvolto da altre attività, rendendo il tuo contatto meno rilevante. Oppure potresti trovarti a doverlo rincorrere con diversi tentativi di chiamata, prima di riuscire a parlarci veramente.
3. Batti la concorrenza sul tempo: nella maggior parte dei settori, il tuo potenziale cliente sta confrontando più aziende. Essere i primi a chiamare offre un vantaggio competitivo non indifferente.

Come capire quando è il momento giusto per chiamare? 

Sebbene la regola dei 5 minuti sia valida, non tutti i contatti sono uguali. Alcuni possono essere pronti a parlare subito, altri potrebbero aver bisogno di più tempo. Come fare per non sprecare tentativi di chiamata a vuoto? 

Ecco alcuni fattori da considerare per scegliere il momento giusto:

1. Tipo di interazione

• Richiesta diretta di contatto (es. "Richiedi una demo"): da contattare immediatamente.
• Download di contenuti (white paper, eBook): contattare entro breve tempo, ma con un approccio più consulenziale. Un consiglio speciale: quando progetti il form di contatto valuta l’inserimento di un’opzione che ti aiuti a capire l’urgenza che ha il lead, ad esempio se vuole essere ricontattato subito o tra qualche giorno. In questo modo potrai gestire le priorità da dare ai tuoi commerciali.
• Navigazione ricorrente o approfondita sul sito: indicatore di interesse crescente, contattare in base alla frequenza di visita. Esistono software come HubSpot che ti avvisano se un contatto che hai in gestione è tornato sul tuo sito e lo sta navigando in questo momento: è l’occasione ideale per riprendere in mano il contatto e risentirlo per il proseguimento della trattativa.

2. Giorno e orario

Statistiche alla mano, i momenti migliori per chiamare sono generalmente:

• Metà settimana (martedì, mercoledì e giovedì): lunedì è spesso caotico, mentre il venerdì i decisori sono già proiettati verso il weekend.
• Fasce orarie ottimali: tra le 10:00 e le 11:00 e le 15:00 e le 16:30, quando le persone sono meno impegnate in riunioni o attività di routine.

Attenzione però al contesto in cui lavori, se operi nel B2B giorni e orari vanno considerati in base agli impegni lavorativi. Se invece lavori a contatto con un pubblico privato, probabilmente preferiscono durante la pausa pranzo oppure al termine della giornata lavorativa o magari il sabato quando hanno tempo da dedicare per parlare al telefono. Altro consiglio speciale: chiedi direttamente al lead se ha preferenza di orario in cui essere richiamato.
Naturalmente, ogni settore può avere le sue specificità: monitorare i dati delle proprie campagne è fondamentale per adattare la strategia. 

Il ruolo dell’automazione nella gestione delle chiamate

Se rispondere entro 5 minuti è così importante, come fare a garantire questa rapidità quando si ricevono decine o centinaia di richieste al giorno? La risposta è una sola: automazione. 

Automatizzare per non perdere tempo (e opportunità)

Con strumenti CRM avanzati come HubSpot, è possibile automatizzare l’intero processo di risposta ai lead. Ecco alcuni esempi pratici:

• Notifiche istantanee al team vendite: ogni volta che un lead compila un modulo o visita una pagina chiave del sito, il sistema invia una notifica a un venditore disponibile.
• Round-robin di assegnazione dei lead: i contatti vengono distribuiti automaticamente ai membri del team, evitando sprechi di tempo e conflitti interni.
• Creazione automatica di task di chiamata: non appena un lead si qualifica, viene generato un task di follow-up con priorità alta.
• Email o messaggi automatici per avviare il contatto in attesa della chiamata effettiva, riducendo i tempi percepiti di risposta.

HubSpot è molto più di un CRM. È una piattaforma integrata che permette di monitorare ogni interazione dell’utente e costruire un profilo comportamentale in tempo reale. Ecco alcune funzionalità chiave di HubSpot utili in questo caso (per ogni approfondimento su come possiamo aiutarti nella configurazione del software e formazione al tuo team leggi qui):

1. Lead Scoring: assegna un punteggio ai contatti in base alle loro azioni. Più alto il punteggio, più "caldo" è il lead. Questo aiuta a capire quando vale la pena chiamare.
2. Tracciamento delle attività: puoi vedere esattamente quali pagine ha visitato un utente, quante volte, con quale frequenza. Questo consente di personalizzare il momento della chiamata in base al reale interesse mostrato.
3. Sequenze automatiche: se un lead non risponde alla prima chiamata, HubSpot permette di programmare follow-up automatizzati con email e altre chiamate a intervalli intelligenti.
4. Integrazione con strumenti di telefonia: HubSpot si integra con sistemi VoIP e strumenti come Aircall, permettendo di chiamare direttamente dal CRM e registrare tutte le conversazioni.
5. Report avanzati: analizza le performance del team, scopri quali orari convertono di più e ottimizza continuamente le attività di chiamata.

In un mercato sempre più competitivo e veloce, chiamare un lead nel momento giusto può fare la differenza tra chiudere una vendita o perderla per sempre. I dati parlano chiaro: ogni minuto di ritardo può costare caro. Ecco perché è fondamentale dotarsi di strumenti che permettano di reagire in tempo reale. 

Con una piattaforma come HubSpot, non solo puoi essere più veloce, ma anche più preciso. Puoi personalizzare il momento della chiamata, assegnare i lead in modo intelligente e automatizzare attività ripetitive. Il risultato? Meno tempo perso, più vendite concluse, lead più soddisfatti. 

Checklist finale per gestire le chiamate commerciali nei tempi giusti

• Rispondi ai lead entro 5 minuti per aumentare la probabilità di successo. Bonus per te: leggi questo articolo per vedere 4 esempi di script commerciali da utilizzare.
• Valuta tipo di interazione, orario e comportamento online per scegliere il momento giusto.
• Usa strumenti di automazione per velocizzare e ottimizzare il processo.
• Affidati a soluzioni intelligenti come HubSpot per monitorare, gestire e convertire i lead in modo più efficace.

Consiglio finale: prova a mappare i tuoi attuali tempi di risposta. Scoprirai probabilmente che ci sono margini enormi di miglioramento. E ricordati: prima chiami, prima vendi.
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