Dati sporchi e lead non qualificati: come migliorare la qualità delle chiamate B2B

Nel mondo B2B, la qualità delle chiamate commerciali dipende per oltre il 70% dalla precisione del database. Se i dati sono vecchi, incompleti, duplicati o poco condivisi, i commerciali faticano a trovare i contatti giusti e spesso sprecano tempo prezioso su lead non qualificati. In questo articolo scopriremo come affrontare i problemi più comuni legati ai dati sporchi, esploreremo casi reali di aziende che hanno sofferto questo problema e vedremo come l’adozione di un CRM strutturato — come HubSpot CRM — possa trasformare radicalmente l’efficacia delle chiamate outbound.

Cosa sono i “dati sporchi” e perché sono pericolosi

I dati sporchi sono un grosso problema per tutte le aziende che vogliono utilizzare il proprio database per attività sales e di email marketing. Cosa si intende con "dati sporchi"? I dati sporchi includono:

• Lead duplicati: lo stesso contatto presente più volte con varianti di nome o email.
• Informazioni obsolete: telefono, email o azienda non aggiornati.
• Campi vuoti: settore, dimensioni dell’azienda, budget, decision-maker non registrati.
• Attività non registrate: mancano i tentativi di chiamata, note sui colloqui o follow-up pianificati.

Tutto questo porta a:

1. Spreco di risorse: si ripetono chiamate inutili oppure non si riescono proprio a contattare per numeri errati.
2. Esperienza negativa per il potenziale cliente: riceve email o telefonate ridondanti.
3. Difficoltà nel misurare le performance: nessuna trasparenza su cosa funziona davvero.

Esempio azienda del settore tech con 20 venditori. Analizzando i propri processi si è accorta che:

• Il 15 % dei numeri telefonici era inattivo.
• Il 40 % dei contatti non aveva note sui call attempt.
• Due venditori chiamavano ripetutamente lo stesso lead con esiti diversi, generando confusione nel team.

Risultato: riduzione del conversion rate del 25 % e lead generation inefficiente. 

Perché i lead non qualificati riescono a sopravvivere

Quando prendiamo in carico un nuovo progetto CRM, chiediamo sempre che tipo di database ha l'azienda. Molto spesso ci rispondono di avere file Excel creati negli anni dai singoli commerciali oppure hanno database raccolti in fiere/eventi. Altre volte, invece, hanno già avuto precedenti esperienze di CRM e i loro dati sono più o meno aggiornati. In ogni caso, prima di importare qualsiasi dato nel nuovo CRM (HubSpot nel nostro caso) è fondamentale accertarsi della bontà delle informazioni contenute nel vecchio DB per evitare di portarsi dietro "spazzatura" che impatta a livello di spesa, soprattutto se la nuova piattaforma CRM ha un costo per numero di lead caricariti. 

 Il lead non qualificato è un lead che non ha superato un filtro minimo (es. budget, ruolo, settore) e non è pronto a comprare. Eppure continua ad essere presente nel database perché:

• Manca una profilazione automatica: nessun sistema valuterà automaticamente il fit di quel contatto per quell'azienda
• Manca un'organizzazione condivisa dei processi interni: ognuno inserisce dati a modo suo.
• DB non aggiornato: se i dati sono vecchi, potenzialmente il lead non esiste più o non ha più potere decisionale.

Per ovviare a questi problemi, è importante fare un'attenta scrematura dei contatti presenti nel database. Ad esempio, per verificare la bontà delle email (e scovare eventuali indirizzi email non più validi oppure inattivi o scritti male) si può fare un invio massivo proponendo un contenuto di valore da scaricare. In questo modo, sarà possibile monitorare tra le varie cose il tasso di apertura delle email, rimuovere i destinatari la cui mail va in errore e aggiornare le anagrafiche di chi procede invece al download lasciando i propri dati. Parola d'ordine: fare un po' di pulizia ogni tanto. Qui ti racconto quando è meglio dire addio a un lead per alleggerire e fare performare il tuo database. 

Esempio, impresa B2B del settore industriale, aveva un database con 10.000 contatti. Dopo una pulizia di questo tipo, hanno trovato:

• 3.000 record duplicati.
• 4.500 record vecchi di oltre 5 anni.
• Su 2.500 contatti attuali, solo il 20 % presentava una job title rilevante per le vendite dirette.

Il risultato? I commerciali chiamavano a vuoto moltissimi lead non qualificati, abbassando drasticamente i tassi di apertura (calls answered).

Errori da evitare per mantenere attivo il tuo database

Sistemato il discorso email, c'è da capire fino a che punto sono profilati i contatti presenti nel database e attivare delle strategie per riattivarli. A seconda del settore potresti organizzare un evento, dei webinar, una recall telefonica, un sondaggio e iniziare a tener traccia delle varie attività svolte su quel contatto/azienda. Strumenti come il CRM HubSpot (che include al suo interno tutte le funzioni utili per il Marketing, Sales e Service) tengono traccia sia delle azioni che il contatto compie sulle pagine web aziendali (sito, blog, landing page) sia delle attività svolte dai commerciali dell'azienda (call, mail one-to-one, visite, ecc).

Una delle difficoltà maggiori nel fare utilizzare un CRM ai commerciali è proprio quello del tracciamento delle loro attività che vedono alle volte come un "pericolo di spionaggio" dall'alto, invece che un beneficio della loro operatività quotidiana. 

Se un venditore chiama (o non chiama) e il CRM non lo registra, il team perde traccia di:
•    Quante volte ha provato a contattare quel prospect.
•    Quali promesse di follow-up aveva fatto.
•    Chi deve ricontattare e quando.
Così i lead rimangono freddi, senza una strategia di ri-engagement, o vengono abbandonati.

Se i commerciali lavorano a compartimenti stagni, nasce una ridondanza: due persone contattano lo stesso lead con offerte diverse o informazioni non coerenti. Inoltre, il manager non ha visibilità completa. 

HubSpot CRM risolve il problema dei dati sporchi e delle lead non qualificate

HubSpot CRM offre una soluzione efficace e scalabile, grazie a:
•    Database centralizzato e pulito: tutti i record sono in un unico posto, accessibile e aggiornabile da tutto il team (ricordiamo di marketing, sales e anche customer care).
•    Automatic deduplication: avvisa in tempo reale quando si crea un contatto doppio. Grazie alla deduplica automatica, una volta aperto un record si evita l’inserimento di nomi o email in conflitto. Questo impedisce che un lead venga chiamato due volte da persone diverse. HubSpot segnala i doppi record prima di salvarli e permette di unirli in pochi click.
•    Campi obbligatori e standardizzati: nome, email, telefono, job title, provenienza lead, punti critici. A seconda del settore e delle necessità, si possono creare dei campi personalizzati per profilare al meglio i contatti esistenti, ma anche i nuovi che arriveranno.
•    Timeline delle attività: cronologia di ogni chiamata, email, meeting; visibile a tutto il team. Ogni attività (chiamata, meeting, email, task) si registra automaticamente sulla timeline del contatto. Il team sa:

•    Quante chiamate sono state fatte.
•    Quando è previsto il prossimo follow-up.
•    Quali note ha lasciato il collega precedente.

•    Task automatici: il sistema genera promemoria per follow-up mancati. 
•    Lead scoring automatico: attribuisce punti ai contatti in base a criteri definiti (grandezza dell’azienda, ruolo, interazioni recenti), facilitando la qualificazione. 

Gli step da seguire per avviare un progetto CRM con successo sono: 

1. Pulizia iniziale del vecchio database
2. Definizione dei campi obbligatori per qualificare un contatto, un'azienda, una trattativa
3. Importazione nel nuovo CRM
4. Organizzazione del processo di vendita. Qui ti spiego come definire la tua sales pipeline in HubSpot
5. Definizione e attivazione dei flussi automatici per inviare ai commerciali solo i lead più caldi e pronti all'acquisto
6. Playbook per gestire le chiamate (su nuovi contatti, clienti esistenti, clienti dormienti)
7. Formazione commerciale su come registrare le varie attività (mail, call, meeting, note, task, ecc)
8. Creazione di dashboard direzionali e per singolo commerciale
9. Ottimizzazione continua dei processi

I dati sporchi e i lead non qualificati non sono solo un fastidio: sono ostacoli alla crescita. Le chiamate B2B di successo partono da:
•    Database puliti
•    Processi operativi standardizzati
•    Tracciamento continuo delle attività
•    Feedback rapido dal team

L’adozione di strumenti come HubSpot CRM portano non solo a numeri migliori, ma anche alla costruzione di un team commerciale più disciplinato, coordinato e competitivo. Scopri le potenzialità di questo strumento, scarica ora la guida.