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18 settembre 2019

CRM HubSpot: come usarlo?

Cecilia Secco

crm-smartLa tua azienda cresce, i clienti aumentano, i fogli Excel e i post-it appiccicati alla tua scrivania non bastano più per restare organizzato nelle tue attività di gestione dei contatti. Ti sembra di aver già vissuto questa situazione? Per mettere ordine alla tua organizzazione, la soluzione è adottare un CRM (Customer Relationship Management), un sistema automatizzato per la gestione di tutte le attività che la tua azienda fa per clienti e prospect.

Ci sono molti CRM; Salesforce è uno di quelli più famosi, ma il migliore tra tutti - soprattutto per chi fa inbound - è quello di HubSpot, infatti è sempre più utilizzato dalle aziende anche in Italia. Il motivo? È semplicissimo da usare, si integra con i tool che probabilmente usi già, è il ponte che collega le tue attività di marketing a quelle di vendita, e soprattutto è gratuito!

Non è ancora stato tradotto in italiano, ma non è mai stato un problema per tutte le aziende che lo stanno utilizzando, grazie alla sua semplicità e immediatezza, soprattutto rispetto ai CRM tradizionali.

 

Perché il CRM di HubSpot è il migliore per i tuoi commerciali?

1) Permette un'esperienza utente migliore: hai a portata di mano tutte le azioni che ha fatto il tuo potenziale cliente, puoi personalizzare le tue email e proporgli contenuti e offerte più adatte a lui, basandoti sulla sua esperienza e sulle sue preferenze.

2) Aumenta la produttività: automatizza tutti i processi "amministrativi" e manuali che rubano tempo ai commerciali, come segnarsi le attività, le chiamate ed i deal, mandare email di memo prima di un appuntamento, creare task per microattività da fare. Su HubSpot CRM portano via pochi istanti, e sono organizzati per ogni contatto, in modo che i venditori non dimentichino di svolgere alcune attività o non siano in ritardo nel farle.

3) Ti dà tutti gli insight di cui hai bisogno, così puoi vedere come performano tutti i venditori, in termini di velocità, conversioni, quantità e l'importo dei deal.

4) Snellisce il processo di vendita: tutti i contatti che si convertono sul tuo sito entrano nel CRM, e tutte le persone che devono lavorare per chiuderlo in cliente possono accedere a tutte le sue informazioni utili per fargli proseguire il viaggio verso la chiusura.

 

Come impostare il CRM di HubSpot?

1) Aggiungi i commerciali

Comincia aggiungendo tutte le persone che si occuperanno di gestire i contatti. Assicurati di aver spiegato a ciascuno di loro il valore del CRM, come li aiuterà e come aiuterà l'azienda. Per farlo, ti basta invitarli come nuovi utenti da Impostazioni -> Users and Teams -> create user dandogli l'accesso al Sales Hub.

2) Personalizza le impostazioni

Il CRM deve rispecchiare il tuo processo di vendita, quindi definisci gli step nella sales pipeline che un tuo prospect affronta per diventare tuo cliente. Non avere fretta di inserire gli step, anzi osserva attentamente come si svolge il tuo processo, decodificando ogni aspetto. Poi inserisci in ogni colonna lo step corrispondente, dove poi muoverai i vari deal.

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Personalizza anche le informazioni del contatto, aggiungendo tutti i campi utili a profilarlo al meglio, come la provincia, i prodotti già acquistati e se vuole una demo.

3) Importa i contatti

Quasi sicuramente hai già un database, che sia in un altro CRM oppure in un foglio excel. Importa su HubSpot tutti i contatti, le aziende e i deal di cui sei già in possesso: esporta un file .CSV, vai alla sezione "deals" del Sales Hub, e clicca "import", fai l'upload ed il gioco è fatto.

4) Integra tutti i tool

Se usi i tool Marketing e Sales di HubSpot, tutto funziona perfettamente, ma se non usi HubSpot devi integrare i vari tool che sei abituato ad usare nel marketing e nelle vendite. HubSpot supporta decine di applicazioni, così che tutto ciò che fai al di fuori, confluisce dentro il CRM. Vai sul menu in alto a destra -> Integrations -> Connect app e cerca l'app che vuoi integrare. Se la tua app preferita non è supportata, puoi sempre usare zapier (unb software creato apposta per fare da "ponte" e interfacciare due programmi diversi) per inserire nel CRM tutti i dati utili per i commerciali.

5) Imposta la dashboard e i report

Per un commerciale ci sono dati più importanti di altri, per questo avere una dashboard che a colpo d'occhio mostri quelli che ti interessano è fondamentale per capire se c'è qualcosa da cambiare e aggiustare il tiro. Su HubSpot ti basta selezionare la dashboard che ti è più utile, e puoi spostare tutti i grafici e le informazioni con un drag&drop. 

Imposta la generazione automatica di un report (settimanale, mensile, trimestrale...) che ti arriverà da sola via email per analizzare tutti gli insight e capire realmente come sta andando il reparto vendite e i deal.

 

Cosa puoi fare con il CRM di HubSpot?

Il CRM di HubSpot è il centro di tutte le tue attività di Marketing e Vendita, e riesce ad esserlo grazie a tutti i tool inclusi:

Contacts & Companies

Il cuore del CRM sono i contatti. Ogni contatto ha una lista di properties (informazioni lasciate dal contatto o informazioni di sistema come il numero di volte che ha visitato il tuo sito, o il numero di email che ha letto), e un activity feed, ovvero un flusso cronologico di tutte le sue attività web, come le pagine viste, i pulsanti cliccati, le email aperte e cliccate e i contenuti scaricati. Addirittura si possono vedere i log delle chiamate dei commerciali, eventuali note, le email mandate dai commerciali e le risposte dei contatti. 

Queste informazioni possono essere integrate dai commerciali con dettagli sulla vendita: infatti ognuno di loro può anche aggiungere delle note, per ricordarti cose importanti che hai imparato sul contatto e creare task da completare per organizzare il tuo lavoro. Puoi addirittura chiamare la lead direttamente dal CRM loggando la call. Tutto in modo automatico. 

Deal

I deal sono le "trattative" che portano il tuo contatto a diventare cliente. I deal sono divisi per stage del tuo percorso di vendita, e man mano che il tuo potenziale cliente avanza nelle varie fasi, avanzerà anche la trattativa. La tavola con tutti i vari deal, è un ottimo modo per avere un'overview di come stanno avanzando tutte le trattative e vedere per ogni lead quali sono i prossimi step da fare perché diventi cliente. 

Task

Sono i "compiti" che vengono assegnati: puoi crearli tu all'inizio di ogni progetto, oppure li puoi assegnare automaticamente ogni volta che un deal passa ad uno stage successivo. Se ti serve un task specifico per un contatto, puoi crearne uno direttamente dalla sua pagina. Tutto ovviamente, confluisce nell'activity feed del contatto coinvolto.

Meeting

Una funzione utilissima è quella dei meeting. Collegando il tuo calendario Google o Outlook, HubSpot si sincronizza automaticamente con i tuoi impegni, e chi vuole fissare una chiamata o un appuntamento può prenotarsi in base ai momenti liberi che hai a disposizione. Una volta prenotata ti viene notificata e inserita nel feed del CRM.

Ecco un esempio dell'interfaccia vista dal potenziale cliente:

Queste sono alcune funzioni che il CRM di HubSpot ti mette in mano: è uno strumento potente per poter gestire tutte le relazioni che la tua azienda ha con i tuoi clienti e prospect. Come ti ho detto all'inizio, il CRM è gratuito per sempre, basta registrarsi ad HubSpot per avere accesso a questo strumento.

Hai mai visto il potere di HubSpot in azione? I nostri esperti certificati hanno scritto una guida per scoprire tutti i tool di HubSpot utili per la tua azienda, scaricala subito per scoprire tutte le funzionalità di HubSpot per far crescere il tuo business.

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Topics: HubSpot



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