Cosa sapere prima di chiamare un prospect: come prepararsi al contatto

La chiamata a un prospect è uno dei momenti più strategici nel processo di vendita. Una preparazione accurata può fare la differenza tra una conversazione produttiva e una porta chiusa in faccia. Nel mondo della vendita improvvisare è un errore costoso: il prospect percepisce in brevissimo tempo se dall’altra parte c’è qualcuno che conosce il suo contesto e le sue esigenze o una persona che recita un copione standard. 

In questo articolo abbiamo raccolto le cose da sapere prima di chiamare un prospect, quali tecniche di cold calling funzionano, come prepararsi in modo efficace e quali strumenti possono aiutarti a tracciare tutte le informazioni utili. L’obiettivo è permetterti di gestire ogni chiamata come un’opportunità concreta di costruire valore e fiducia.

Chi è il prospect: conoscere il contatto

Leggi qui quando una lead diventa prospect. 

Prima del contatto telefonico con il prospect è fondamentale avere una chiara comprensione di chi sia la persona che stai per contattare. Alcuni aspetti da approfondire:

• Ruolo e responsabilità: capire la posizione del prospect in azienda (decision maker, influencer, utilizzatore).
• Azienda di appartenenza: dimensioni, settore, sede, eventuali sedi internazionali.
• Notizie recenti: comunicati stampa, annunci di nuovi prodotti o partnership.
• Attività digitale: profilo LinkedIn, sito web aziendale, articoli pubblicati, recensioni.

Queste informazioni non solo ti permettono di personalizzare l’approccio, ma ti offrono spunti per aprire la conversazione rompendo il ghiaccio in maniera naturale.

Analizzare il contesto di business prima di chiamare il prospect 

Un prospect non vive nel vuoto, ma opera all’interno di un settore specifico, di un mercato e di un ecosistema competitivo che ne influenzano le scelte. Conoscere questo contesto è fondamentale per proporre soluzioni realmente pertinenti. È importante, ad esempio, comprendere quali siano le sfide più comuni che caratterizzano il settore, come la digitalizzazione dei processi, la riduzione dei costi operativi, la necessità di acquisire nuovi clienti o la gestione di una possibile internazionalizzazione. Allo stesso modo, tenere d’occhio i trend di mercato e le innovazioni che stanno trasformando il suo settore aiuta a capire quali fattori potrebbero avere un impatto diretto sul lavoro del prospect. 

Se puoi, valuta anche la concorrenza: osservare cosa fanno le aziende simili, quali strategie adottano e con quali risultati può fornire spunti preziosi per differenziarsi. È utile indagare quali soluzioni il prospect utilizza già, valutando se siano simili alla tua offerta e come vengano percepite, così da posizionare la tua proposta in modo chiaro e distintivo.

Obiettivi e motivazioni del prospect

Ogni potenziale cliente ha obiettivi specifici e motivazioni più profonde che guidano le sue decisioni. Prima della chiamata cerca di ipotizzare:

• Quali risultati potrebbe voler ottenere? (es. ridurre i costi, crescere più velocemente, migliorare la produttività)
• Quali problemi vuole risolvere? (es. inefficienze, scarsa visibilità, mancanza di strumenti digitali)
• Qual è la sua urgenza? Ha bisogno di una soluzione subito o nel medio periodo?
• Quali vincoli può avere? (budget limitato, priorità diverse, mancanza di approvazioni interne)

Individuare questi elementi ti aiuta a proporre la tua offerta come risposta diretta a un bisogno concreto.

Come prepararsi alla chiamata commerciale

La preparazione non riguarda solo la raccolta di informazioni, ma anche l’organizzazione della conversazione. Alcuni step fondamentali:

• Crea uno script flessibile: non un discorso rigido, ma una traccia che ti aiuti a non dimenticare i punti chiave. Leggi qui l’articolo sugli script.
• Prepara domande esplorative: privilegia quelle aperte per stimolare il prospect a parlare dei suoi bisogni.
• Scegli il momento giusto: cerca di chiamare prima possibile rispetto a quando ti ha richiesto un contatto, in modo tale che ricordi perché ti ha cercato.
• Rompi il ghiaccio in modo autentico: un riferimento a una notizia aziendale, un progetto recente o un dettaglio professionale scritto in un post Linkedin può creare subito connessione.

Call to action e gestione della conversazione

Ogni chiamata deve avere un obiettivo chiaro. Non sempre sarà la chiusura di una vendita: spesso il traguardo è fissare un incontro, inviare una demo, o semplicemente qualificare il lead.

• Definisci la call to action prima della chiamata: cosa vuoi ottenere esattamente?
• Ascolta attivamente: prendi appunti, riformula quanto detto per dimostrare comprensione.
• Gestisci le obiezioni: preparati a rispondere con dati e casi concreti.

Follow-up commerciale e mantenimento della relazione

La maggior parte delle vendite non si conclude alla prima telefonata.

• Invia un riepilogo: subito dopo la chiamata, condividi via email i punti discussi. Ci sono persino dei tool AI che possono aiutarti a fare il riepilogo della chiamata
• Rispetta i tempi concordati: se hai promesso materiale o una nuova call, mantieni l’impegno.
• Usa un CRM: tracciare tutte le interazioni ti aiuta a non dimenticare dettagli importanti.
• Nutri la relazione: condividi contenuti utili, invita a eventi, resta presente senza essere insistente commercialmente.

Un buon follow-up costruisce fiducia e aumenta le probabilità di chiudere la vendita. Leggi l’articolo su come migliorare il follow up commerciale

Come HubSpot semplifica la preparazione e la gestione delle chiamate

Una delle sfide più grandi per chi fa sales è gestire tutte le informazioni in modo strutturato. Cercare manualmente notizie sull’azienda, controllare i social, segnarsi appunti su file separati può diventare caotico. E qui entra in gioco HubSpot. 

Con HubSpot CRM puoi:

• Avere una dashboard unica: tutte le informazioni sul prospect sono in un’unica schermata e puoi tenerla aperta nel momento della chiamata.
• Tracciare ogni interazione: email, chiamate, note, follow-up, con te o attività che il prospect fa da solo sul sito (ad esempio che pagine visita, dove si sofferma, i contenuti che scarica).
• Accedere ai dati in tempo reale: aggiornamenti sulle attività del prospect, apertura di email, interazioni con contenuti.
• Prepararti meglio alla chiamata: con un colpo d’occhio sai chi è il tuo interlocutore, cosa lo interessa e quali sono i prossimi step concordati.

In questo modo, ogni volta che sollevi la cornetta hai a disposizione un quadro completo che ti permette di essere rilevante, veloce e professionale. HubSpot non solo semplifica il lavoro, ma aumenta la probabilità di trasformare ogni contatto in un’opportunità concreta. 

Chiamare un prospect senza preparazione significa giocare alla lotteria con il fatturato che potresti fare. Al contrario, raccogliere informazioni, studiare il contesto, definire obiettivi chiari e utilizzare strumenti adeguati ti permette di affrontare ogni conversazione con sicurezza. 

Le tecniche di cold calling funzionano davvero solo quando mettono al centro l’ascolto e la personalizzazione. E con strumenti come HubSpot CRM puoi portare la tua preparazione a un livello superiore, avendo sempre tutto sotto controllo in un’unica dashboard. 

Preparati, ascolta, personalizza: il successo di una vendita inizia molto prima che il telefono inizi a squillare.