CRM, Intelligenza Artificiale e Automation: come farli Adottare dai Commerciali

Implementare un CRM non basta: il vero successo arriva quando i commerciali lo usano davvero, lo apprezzano e lo percepiscono come un alleato per vendere di più.
Eppure, in molte aziende, il CRM rimane un obbligo percepito come “amministrazione”, un carico ulteriore di pratiche da sbrigare, qualcosa che ruba tempo prezioso alle attività che portano fatturato, cioè le trattative.

Come si fa, allora, a rendere un CRM utile ed efficace nelle aziende?

In molte aziende con cui parliamo tutti i giorni, il CRM è spesso visto come un obbligo imposto e non uno strumento utile che può aiutarli a lavorare meglio. Uno dei motivi principali per cui i commerciali faticano ad adottare un CRM è semplice: lo vivono come un peso.
Molti venditori passano ore a inserire manualmente dati nel CRM, aggiornare fogli Excel, ricontrollare le informazioni tra email, note e telefonate.
Ogni aggiornamento, ogni campo compilato, ogni report estratto — sono minuti sottratti alle trattative. Il risultato? Meno tempo per parlare con i clienti, meno focus sulle opportunità e più frustrazione per la “burocrazia digitale”.

Il primo errore che molte aziende commettono è introdurre il CRM come un progetto IT.
In realtà, il CRM deve appartenere al team vendite: capire i loro bisogni, le loro difficoltà quotidiane, i processi reali che vogliono migliorare. Un CRM per venditori moderno deve eliminare queste attività ripetitive e automatizzare la raccolta delle informazioni, così da restituire ai commerciali ciò che conta davvero: tempo per vendere, relazioni da coltivare e obiettivi da raggiungere.
È qui che entrano in gioco l’automazione e l’intelligenza artificiale applicate alle vendite.


Abbiamo lavorato su questo aspetto con i nostri clienti in diversi settori, scoprendo che, con le giuste funzionalità l’intero team di vendita può essere agevolato ad adottare un sistema di CRM in maniera rapida. E abbiamo creato una lista step by step per riuscirci.
Ecco un percorso pratico e collaudato, arricchito oggi da nuovi alleati del CRM: l’automazione e l’intelligenza artificiale (IA) a servizio delle vendite.

Ma prima di passare alla checklist, assicurati di avere un team di vendita allineato con il marketing (leggi questo articolo per approfondire e assicurarti di partire con il piede giusto).

Step 1. Fai in modo che il CRM sia utile ai commerciali

La vera sfida è far capire ai commerciali l’utilità del CRM e i vantaggi di cui potranno beneficiare. Metti in luce il fatto che potranno trovare le informazioni sui contatti di cui hanno bisogno in maniera semplice e veloce. Leggi qui per capire come un commerciale può beneficiare del CRM nel suo lavoro.

Step 2. Installa il software CRM per allinearti col processo di vendita

Il CRM non è usato solo dai commerciali, ma anche dall’amministrazione e dal Marketing per migliorare il loro lavoro. Dovrebbe quindi riuscire ad inserirsi perfettamente nel processo di vendita, prendendo in gestione tutti i contatti creati dal team di marketing al momento giusto, aiutando i commerciali a chiuderli in clienti e passarli all’amministrazione per la gestione delle commesse.

Occorre mettere in risalto i benefici a supporto dei processi di vendita.

La chiave per l’adozione è far vedere ai venditori il valore immediato: l'automazione, le funzionalità di Intelligenza Artificiale a supporto del loro lavoro
Mostragli come, in pochi click, possono recuperare informazioni sui clienti, cronologia delle trattative, scadenze, sequenze e follow-up automatici .
Più velocemente percepiscono un vantaggio, più useranno il sistema.

Step 3. Fai in modo che il CRM sia accessibile anche dal cellulare

I commerciali viaggiano spesso e hanno bisogno di controllare i dati anche senza una rete internet a cui collegarsi col PC, quindi fai in modo che sia disponibile un app per rendere tutto molto più facile ed accessibile. Il CRM di HubSpot, ad esempio, ha un’app dedicata da cui controllare tutti i contatti, gli appuntamenti, le email aperte e i task da portare a termine.

Step 4. Coinvolgili e digitalizza con loro il processo di vendita

Coinvolgili subito nel processo di avvio del CRM in modo che capiscano i vantaggi, i vari procedimenti e soprattutto come utilizzarlo. Lascia che siano loro a dirti cosa si aspettano di trovare nel programma e come vorrebbero che fosse, in modo da crearlo basandosi sui loro processi di vendita. Ogni commerciale deve capire come il CRM gli fa risparmiare tempo, non solo come funziona.

In HubSpot, ad esempio, i dashboard personalizzabili rendono visibili i risultati e aumentano il coinvolgimento del team.

Step 5. Adatta il CRM ai processi reali, non viceversa

Non imporre al commerciale di cambiare tutto il suo modo di lavorare: adatta il CRM alle sue abitudini.
Crea pipeline e campi coerenti con i processi aziendali esistenti, e semplifica tutto ciò che non serve.

Step 6. Formazione e affiancamento

Se vuoi aggiungere nuove funzionalità al CRM, fai in modo che i commerciali si trovino a proprio agio nell’usarlo. Crea una giornata di formazione o una presentazione con qualche slide per fargli prendere confidenza con il software. Se usi Hubspot, puoi contare su di noi che siamo Onboarding certified trainer.

Step 7. Usa un CRM integrato

Sul mercato ci sono numerosi software che però devono essere integrati tra loro per dare ai tuoi commerciali e alla tua direzione commerciale un quadro completo di tutto quello che sta succedendo nel mondo vendite della tua azienda.
Con HubSpot, dal marketing al sales puoi trovare tutte le informazioni di cui hai bisogno in un solo software senza dover cambiare continuamente piattaforma e incrociare i dati.

Leggi qui le caratteristiche di HubSpot CRM, quello che abbiamo scelto noi per una migliore usabilità.

Step 9. Automatizza e sfrutta l’IA al servizio dei commerciali

Molti venditori oggi passano ore a inserire dati nel CRM, aggiornare fogli, agende, o incrociare informazioni manualmente tra più software. È tempo sottratto al vero obiettivo: vendere. Grazie alle automazioni di HubSpot Sales Hub e all’intelligenza artificiale, i commerciali possono concentrarsi su ciò che conta davvero: costruire relazioni e chiudere trattative.

Ecco quali sono i tool HubSpot di AI che ti possono essere utili nella pratica:

Logging automatico delle attività

HubSpot registra automaticamente email, chiamate e meeting nel CRM.
Il venditore non deve più scrivere nulla: ogni interazione è tracciata, riassunta, loggata e quindi è disponibile per tutto il team.

Workflow intelligenti

Puoi creare automazioni che assegnano i lead al commerciale giusto, attivano promemoria di follow-up o inviano notifiche quando un contatto visita il sito o apre un’offerta. Addirittura è proprio la AI che ti consiglia quali sono i migliori step per ottimizzare il tuo utilizzo della piattaforma.

IA che suggerisce la prossima mossa

L’intelligenza artificiale analizza i comportamenti dei contatti e suggerisce le azioni più efficaci: chi richiamare, quando scrivere, quali contenuti proporre. È come avere un assistente virtuale sempre al fianco del venditore.

Integrazione con gli strumenti di comunicazione

Da Gmail, Outlook o WhatsApp Business, il commerciale può lavorare direttamente con HubSpot: tutto viene sincronizzato automaticamente.

Prospecting Agent

La funzionalità “Prospecting Agent” automatizza l’individuazione di segnali di acquisto nei contatti e la creazione di attività di contatto personalizzate.
Ci piace perché:

• Individua quali lead hanno maggiori probabilità di conversione, permettendo di dare priorità alle attività.
• Riduce il tempo speso nella ricerca manuale di chi contattare, permettendo di focalizzarsi su trattative più calde.
• Automatizza la prima fase di contatto con messaggi personalizzati, scalabili.

Smarter Sales Meetings

Una funzione AI che trascrive le chiamate/discussioni con il cliente, genera un sommario e segnala rischi o opportunità nella trattativa.
Ci piace perché:

• Non serve annotare tutto manualmente: la trascrizione automatica lascia più tempo per il cliente.
• Il sommario aiuta a condividere rapidamente le informazioni con il resto del team (es. manager, post-vendita).
• Rileva potenziali rischi (es. “cliente insoddisfatto”, “obiezione non gestita”) e aiuta ad intervenire prima che la trattativa si blocchi.

AI-Powered Lead Scoring & Prioritizzazione

Grazie all’intelligenza artificiale integrata, HubSpot può attribuire ai lead un “punteggio” basato su dati storici, comportamento e segnali d’acquisto, aiutando i commerciali a concentrarsi su quelli più rilevanti.
Ci piace perché:

• Riduce il rischio di perdere lead ad alto potenziale ignorati.
• Aiuta a distribuire meglio il tempo tra lead “caldi” e “freddi”.
• Migliora l’efficienza della pipeline: meno spreco di energie su lead poco probabilmente convertibili.

Data Agent

Il tool Breeze Data Agent consente di estrarre automaticamente insight dai dati presenti nel CRM (email, chiamate, documenti) e rispondere a domande personalizzate sui clienti.

Ci piace perché:

• Puoi chiedere “Qual è il prodotto che questa azienda ha acquistato l’ultima volta?” oppure “Ha parlato con il nostro team nel mese scorso?” senza dover cercare manualmente.
• Puoi arricchire le schede cliente con intelligence che altrimenti richiederebbe molto tempo.
• Prepari l’appuntamento col cliente con maggiore contesto: “Questo contatto ha mostrato segnali di interesse X”.

Automazione delle attività e workflow intelligenti

Grazie agli strumenti AI di HubSpot, molte attività operative (schedulazione, follow-up automatico, aggiornamento dati) possono essere semplificate, permettendo ai commerciali di concentrarsi sulla vendita vera e propria.
Esempi di utilizzo:

• Un promemoria automatico che chiede di richiamare un lead che ha aperto l’email due volte in 24 ore.
• Aggiornamento automatico dello status del deal in pipeline quando un’azione è completata.
• Suggerimenti su “prossimo passo” da intraprendere con un lead basati sui comportamenti registrati.

Generazione e personalizzazione di contenuti

Anche se più orientato al marketing, questo tipo di tool AI può essere molto utile per i commerciali, ad esempio generazione di email personalizzate, oggetti accattivanti, messaggi di follow-up ad alto tasso di conversione.
Ci piace perché:

• Riduce il blocco dello scrittore: se devi scrivere una email di presentazione, l’AI ti fornisce una base.
• Personalizzazione più rapida: sfrutta dati CRM per adattare il messaggio al prospect.
• Migliora la tempestività: invii messaggi più rapidamente e in maniera più mirata.

Previsione di vendite e analisi predittiva

Analisi predittive sulla pipeline, stime delle probabilità di chiusura, visione su quali trattative richiedono intervento prioritario.
Ci piace perché:

• Prevedi i risultati a fine trimestre e puoi agire proattivamente.
• Identifichi i deal “a rischio” e puoi intervenire tempestivamente.
• C’è una miglior gestione del budget, delle risorse e delle attività in base a dati predittivi.

Integrazione di “AI Assistant” nel CRM

La suite AI di HubSpot include un assistente integrato che aiuta con domande, suggerimenti e generazione di contenuti direttamente nel flusso di lavoro del CRM, senza uscire dall’ambiente di vendita.
Ci piace perché:

• Nessuna necessità di passare ad altri tool esterni: è tutto centralizzato.
• Miglior adozione: essendo nell’ambiente che già usano, l’assistente AI diventa parte del flusso di lavoro.
• Semplifica l’esperienza, abbassa la curva d’apprendimento.

Strumenti di HubSpot per i commerciali

Con HubSpot Sales Hub, le automazioni diventano il motore invisibile che semplifica il lavoro dei commerciali e aumenta l’efficacia del team.
Il sistema registra in automatico le email, le chiamate e le attività dei venditori, eliminando completamente l’inserimento manuale dei dati.
Ogni interazione con il cliente viene tracciata e associata al contatto o all’azienda, così il CRM rimane sempre aggiornato — senza che nessuno debba ricordarsi di farlo.

I workflow intelligenti consentono di assegnare automaticamente i lead al commerciale giusto, inviare notifiche in tempo reale quando un potenziale cliente mostra interesse (per esempio apre un’offerta o visita una pagina chiave del sito) e attivare follow-up automatici con email o task.
In più, l’integrazione nativa di HubSpot con strumenti come Gmail, Outlook, WhatsApp e i sistemi di chiamata consente ai venditori di lavorare dove preferiscono, mantenendo tutto sincronizzato nel CRM.

Il risultato è una automazione delle vendite che riduce l’amministrazione commerciale, accelera le trattative e rende il CRM uno strumento finalmente utile, semplice e naturale da usare.

Questi sono alcuni consigli per aumentare le vendite velocemente facendo utilizzare un CRM dai tuoi commerciali. Trova qui altri consigli per vendere di più e trovare nuovi clienti online.