Gestione tempo commerciale: come evitare overload nelle vendite telefoniche

Se lavori nelle vendite, lo sai bene: tra telefonate, recall, aggiornamenti di schede contatto e pipeline, il rischio è uno solo: il sovraccarico di lavoro, o overload. Un commerciale sommerso dalle attività rischia di dimenticare follow-up, confondere informazioni sui clienti o perdere opportunità.

Ecco perché oggi si parla sempre di più di automation per commerciali: perché serve un metodo per gestire il tempo e alleggerire il carico operativo.

Un CRM come HubSpot è lo strumento giusto per evitare l’overload e lavorare in modo più organizzato, soprattutto per chi basa la propria attività sulle vendite telefoniche. Vediamo come.

All’interno del post parleremo di:

• Novità: Sales Workspace
• Schede contatto complete e aggiornate
• Log automatico delle attività
• Pipeline per monitorare stato delle trattative
• Task e promemoria automatici
• Campi personalizzati
• Automation tramite workflow mirati

Novità Sales Workspace

Tutte le attività, i task, i deal gestiti ma soprattutto quelli in stallo, appuntamenti a calendario di ogni commerciale raccolti in un’unica dashboard. L’intento di HubSpot è quello di dare ai commerciali uno strumento pratico, un’agenda in cui vengono raccolte tutte le attività e vengono dati input, tramite intelligenza artificiale, per gestire al meglio contatti e trattative.

Per il management, uno strumento per monitorare quelle che sono le singole attività di ogni membro del team sales per monitorare la produttività e proattività. Direttamente dal pannello Sales Workspace è possibile:

• Gestire le trattative
• Gestire i lead
• Gestire le attività
• Utilizzare l’assistente per le riunioni
• Visualizzare il feed delle attività in programma

Schede contatto complete e aggiornate

Uno dei motivi per cui i commerciali perdono tempo è dover rincorrere informazioni sparse: nomi, numeri, note su precedenti chiamate. I fogli Excel molto spesso non sono aggiornati, spesso si crea confusione.

Con un CRM come HubSpot, ogni contatto ha la propria scheda dettagliata, con:

• anagrafiche
• cronologia delle interazioni
• note sulle conversazioni telefoniche
• esigenze o interessi espressi
• ultima interazione
• log delle mail inviate e ricevute
• pagine del sito viste
• stato di lettura dei documenti condivisi
• log dei messaggi whatsapp
• preventivi emessi con relativo status

In questo modo, prima di procedere con la chiamata, il commerciale ha già tutte le informazioni sotto controllo, senza doverle cercare in mille fogli o appunti sparsi.

Log automatico delle attività

Un’altra causa dell’overload è dover ricordare tutto a memoria. HubSpot registra automaticamente da desktop o da mobile tramite App ogni attività:

• telefonate effettuate
• email inviate
• riunioni fissate
• note inserite

A fine giornata, ogni commerciale non deve trascrivere manualmente cosa ha fatto: il sistema lo fa da sé. E tutto il team resta aggiornato sullo stato delle trattative.

Pipeline visiva per avere chiaro lo stato delle trattative

Spesso i commerciali non sanno esattamente a che punto è ciascuna trattativa, soprattutto se gestiscono molte telefonate al giorno.

Con HubSpot puoi creare una pipeline di vendita visiva, personalizzata sul tuo processo. In pochi secondi vedi:

• quali contatti sono ancora freddi
• chi va richiamato subito
• quali opportunità sono in chiusura
• inserire dei colori diversi alle card in base all’urgenza
• puoi tenere monitorato il tempo di permanenza in un determinato stage

In questo modo il commerciale concentra tempo ed energie dove servono davvero, senza disperdersi in attività a basso valore.

Task e promemoria per non dimenticare nulla

L’overload porta anche un altro rischio: dimenticare i recall. HubSpot permette di creare task e promemoria per ogni contatto, come, ad esempio:

• richiamare il prospect tra 3 giorni
• inviare materiale informativo
• fissare un appuntamento

Tramite la funzione snippet c’è la possibilità, inoltre, di preparare dei template di mail da inviare ai contatti in base alla loro richiesta iniziale o al loro stato di avanzamento durante la trattativa.

Ogni task è associato al contatto giusto e compare nella dashboard quotidiana del commerciale, riducendo drasticamente il rischio di dimenticanze.

Campi personalizzati: sapere subito se un contatto è stato richiamato

Quante volte capita che più persone del team provino a contattare lo stesso prospect, o che ci si dimentichi se un recall è stato fatto? Con HubSpot puoi creare campi personalizzati, come ad esempio “Richiamato Sì/No”, così da sapere subito:

• se il cliente è già stato contattato
• chi ha effettuato la chiamata
• cosa è stato detto
• livello di interesse
• inviata mail se non risponde
• numero errato

Anche questo riduce il tempo sprecato e migliora la gestione del lavoro.

L’automation per commerciali libera tempo e riduce lo stress

La soluzione per evitare overload nelle vendite telefoniche è avere un metodo. E il metodo si costruisce con strumenti giusti: un CRM come HubSpot permette di:

• Centralizzare tutte le informazioni
• Automatizzare attività ripetitive
• Ricordare follow-up e chiamate da fare
• Avere sotto controllo lo stato delle trattative

Non è solo una questione tecnologica, ma un vero alleato per gestire meglio il tempo, lavorare con più serenità e chiudere più trattative. Con la versione professional, inoltre, hai a tua disposizione tutta la parte di Workflow che ti permette di automatizzare e schedulare attività sulla base di determinate azioni. 

L’adozione di strumenti come HubSpot CRM portano non solo a numeri migliori, ma anche alla costruzione di un team commerciale più disciplinato, coordinato e competitivo. Vuoi saperne di più? Scopri le potenzialità di questo strumento, scarica ora la guida gratuita.