Geolocalizzazione aziendale e RENTRI: come gestire i mezzi secondo il GDPR

La geolocalizzazione e il tracciamento veicoli aziendali è una pratica largamente diffusa nelle imprese moderne, dalla logistica ai servizi pubblici.  Nel settore dei rifiuti, il GPS entra direttamente nel perimetro degli adempimenti RENTRI: per chi trasporta rifiuti speciali pericolosi ed è iscritto in categoria 5 dell’Albo nazionale gestori ambientali, la presenza di sistemi di geolocalizzazione sui mezzi è diventata un requisito tecnico collegato al sistema di tracciabilità.

I sistemi GPS per la gestione delle flotte offrono vantaggi operativi evidenti, tuttavia, il loro utilizzo comporta anche importanti implicazioni in materia di protezione dei dati personali dei lavoratori.

Il tema non è solo ambientale. Anche quando il GPS è installato solo per adempiere agli obblighi RENTRI, il trattamento dei dati di localizzazione resta soggetto alle regole del GDPR e del Codice privacy, perché quei dati possono rendere identificabile, anche indirettamente, il conducente del mezzo. Il Garante ha chiarito da tempo che i dati di localizzazione dei veicoli, se riconducibili ai lavoratori, sono dati personali anche quando l’associazione non è immediata.

GPS e RENTRI: cosa deve fare il sistema di geolocalizzazione

Il RENTRI,  secondo il decreto direttoriale n. 253/2024, richiede che il sistema di tracciamento dei veicoli sia in grado di garantire alcune funzioni minime, tra cui:

• Essere associato univocamente a targa e telaio del veicolo;
• Registrare una sequenza di punti di posizione tale da consentire la ricostruzione del percorso;
• Rilevare la data del trasporto del rifiuto;
• Permettere l’esportazione dei dati;
• Consentire la visualizzazione informatica dei percorsi da parte dell’operatore: i percorsi registrati devono poter essere visualizzati attraverso mezzi informatici messi a disposizione dall'impresa iscritta al RENTRI. 

Scadenze e adempimenti: cosa fare entro il 30 giugno 2026 e cosa succede dal 1 luglio 2026

Per la geolocalizzazione in categoria 5, la delibera dell’Albo ha previsto che la dichiarazione della presenza dei sistemi GPS sui veicoli venga trasmessa tramite AGEST dal 1° luglio 2025 ed entro il 31 dicembre 2025. Per le imprese che non dichiarano il requisito entro il termine, la delibera prevede l’avvio di un procedimento disciplinare. Successivamente il termine è stato differito di un anno.

Ciò significa che:

Risulta differito al 30 giugno 2026 il termine a decorrere dal quale la disponibilità di sistemi di geolocalizzazione sui mezzi di trasporto dei rifiuti pericolosi costituisce requisito di idoneità tecnica per l’iscrizione alla categoria 5 dell’Albo nazionale gestori ambientali.

L'obbligatorietà di dichiarazione del requisito scatta quindi a partire dal 1 luglio 2026, pena l'avvio di un procedimento disciplinare.

Scadenza 2027: la messa a disposizione dei dati raccolti a partire da luglio 2026

Dal 13 febbraio 2027: scatterà l'obbligo di invio dei dati geolocalizzati al RENTRI, dopo la chiusura dell'ultimo scaglione di iscrizioni al sistema.

GPS per RENTRI e Statuto dei lavoratori: come garantire la Privacy

Sul versante lavoristico, il punto più delicato è distinguere tra GPS installato solo per adempiere a un obbligo normativo ambientale e GPS usato anche per esigenze organizzative o di controllo aziendale.

Su questo è intervenuto l’Ispettorato Nazionale del Lavoro con una nota del 28 gennaio 2026. La nota afferma che, quando la geolocalizzazione è imposta come condizione di esercizio dell’attività da una norma speciale, si esce dal campo applicativo dell’art. 4 della legge n. 300/1970.

Cosa dice l'Articolo 4:

"Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale e possono essere installati previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali."

In altre parole, se il GPS è usato esclusivamente per la finalità prevista dal RENTRI, non si applica la procedura ordinaria di accordo sindacale o autorizzazione ispettiva. Ma la stessa nota precisa anche che, se l’impresa intende usare quei sistemi per ulteriori finalità organizzative, produttive, di sicurezza o di tutela del patrimonio, tornano necessarie le garanzie dell’art. 4.

Geolocalizzazione veicoli aziendali e RENTRI: come applicare il GDPR 

Anche se il GPS è installato solo per il RENTRI, i dati raccolti possono riferirsi indirettamente all’autista. Il Garante lo ha chiarito espressamente: i dati relativi all’ubicazione dei veicoli costituiscono dati personali quando il datore è in grado di risalire al lavoratore assegnatario del mezzo.

Cosa deve fare in pratica un’azienda che usa il GPS solo per RENTRI

Se il sistema è installato esclusivamente per soddisfare il requisito ambientale, l’azienda dovrebbe almeno:

• Predisporre un’informativa privacy chiara per i dipendenti e per gli altri interessati;

• Aggiornare il registro dei trattamenti;

• Verificare se il trattamento richiede una DPIA;

• Nominare il fornitore del GPS come responsabile del trattamento;

• Definire tempi di conservazione dei dati;

• Limitare l’uso dei dati di percorso alla sola finalità normativa.

In sostanza, il GPS utilizzato sui veicoli aziendali RENTRI è esente dalle procedure dello Statuto dei Lavoratori in quanto obbligo di legge, ma le aziende devono comunque fare la DPIA, aggiornare il registro dei trattamenti, nominare il fornitore GPS come responsabile del trattamento e tenere separati i dati RENTRI dagli altri dati di percorso.

Come essere GDPR compliant in caso di GPS sui veicoli aziendali

Il tracciamento GPS dei veicoli aziendali può comportare un monitoraggio sistematico dei lavoratori. 

Quindi può essere obbligatoria la DPIA (Data Protection Impact Assessment), soprattutto in queste casistiche:

• il controllo sui veicoli è continuo
• i dati sono trattati su larga scala
• esiste un rischio elevato per i diritti dei dipendenti

Il principio chiave da ricordare

Se un lavoratore è identificabile, anche indirettamente, si tratta di dati personali. 

In sostanza, installare un sistema di geolocalizzazione “solo perché lo chiede il RENTRI” non mette al riparo dagli adempimenti privacy: cambia il titolo giuridico e cambia il rapporto con lo Statuto dei lavoratori, ma non scompare l’obbligo di progettare il trattamento in modo conforme. 

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